A falácia das ações corretivas e ação preventivas
A falácia das ações corretivas e ações preventivas
Mais uma vez, a ação corretiva tomada foi considerada inadequada e, por consequência, ineficaz. Enquanto gestores e equipe técnica desanimam, com um forte desejo de jogar a toalha, auditores de 2ª e 3ª parte lavam as suas mãos: não podem aceitar como eficaz uma ação que não eliminou as causas e que não criou um ambiente onde seja impossível se repetir um determinado desvio.
Assim, todos tem, lá, as suas razões e o Sistema de Gestão continua com grandes lacunas
Onde é que as coisas estão pegando?
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Como num triângulo, vê-se, no 1º vértice, a necessidade de registrar claramente os desvios identificados, reais ou possíveis; no 2º vértice, tem-se a necessidade de estudar as causas dos desvios, tomar ações para evitar sua repetição (nos casos reais, ações corretivas) ou avaliar riscos, e tomar ações para evitar que o risco se transforme em evento real (nos casos potenciais, ações preventivas). Pelo 3º vértice, enfim, vê-se análise e conclusão sobre eficácia ou a (imensa) ineficácia das ações tomadas, onde se percebem as reincidências se multiplicando, e o que é pior, as mesmas situações sendo novamente apontadas como causas. |
Afinal, toma-se ou não, ação corretiva (ou preventiva) na empresa e nesses Sistemas de Gestão?
I – As exigências normativas:
Numa revisão dos textos normativos, por exemplo, Normas ISO9001, norma ISO14001, Especificação OHSAS18001, e outras, vê-se que as exigências focam registrar o resultado das ações tomadas quando desvios são identificados.
Assim, como regra geral e se obedecidas exclusivamente as exigências das Normas, os registros, tendem a ser muito pobres e a não permitir avaliar, por completo, o ambiente organizacional onde um desvio ocorre, nem enxergar seus desdobramentos dentro da estrutura da empresa. Os registros se fixam em avaliar o resultado (eficácia?) das ações tomadas. Somente na definição formal de Ação Corretiva e Ação Preventiva, é que encontramos a exigência prevenir sua repetição ou prevenir sua ocorrência.
II – Como as organizações abordam as ações corretivas e ações preventivas
Há milhares de empresas cumprindo apenas o básico em sistemas de gestão; assim, tem-se milhares de empresas com uma avaliação pobre do processo de tomada de ações corretivas, o que pode ser um erro gerencial gigantesco, a se considerar que, onde as falhas acontecem, ali esta a ponta de um possível iceberg de desvios até hoje mal estudado!
Será que um iceberg pode acabar com um Sistema de Gestão?
Descrição do desvio:
Esta é uma das grandes falhas das organizações: os desvios são mal registrados. Isto é um somatório de: mal identificado, mal compreendido, mal descrito e mal disseminado pelas equipes. Todo mundo sabe, lê, fala, discute o desvio, mas poucos são capazes de absorver o que, de fato, falhou!
Identificação de causas de desvios:
Esta é uma das outras coisas que chamam a atenção neste processo: a incapacidade das empresas em estudar a ocorrência de um desvio, visando a identificar e enxergar, com clareza e objetividade, as suas causas.
Ações imediatas:
Não se pode dizer o mesmo das ações imediatas: estas são tomadas na maioria absoluta das vezes, com muita propriedade, são implementadas adequadamente e seus resultados, no sentido de mitigar danos ou consequências, são bastante satisfatórios.
O que faltaria, então, para se ter a mesma clareza e adequação nas Ações Corretivas?
Classificação do tipo de desvio:
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A começar pela classificação do tipo de desvio, indicando que se trata de um desvio real ou potencial e demandando, por consequência, uma ação corretiva ou uma ação preventiva, ascoisas já tomam outro rumo. Há uma mistura grosseira dos conceitos, de tal modo que é comum se ouvir falar de uma ação corretiva que gerou uma ação preventiva. E aqui, erram todos: gestores, coordenadores, consultores, todos se deixam levar pela aparente abrangência da ação (Puxa! Conseguimos gerar até uma ação preventiva na análise desse desvio! – é um comentário que se ouve!). |
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É bom lembrar aos nossos coordenadores de sistemas que se, um processo de ação corretiva foi iniciado, ele foi iniciado a partir de uma falha real, concreta! A ação é corretiva, portanto!
Se o que exige uma tomada de ação não é algo concreto, mas algo potencialmente danoso, perigoso, crítico, inseguro, que pode dar errado, algo como uma situação de alto risco, isso exigiria uma intervenção do tipo preventiva, a saber, ANTES que os temores se concretizem, imediatamente, ANTES que a tal situação piore, ou que o risco se torne uma ocorrência real. Claramente, uma antecipação ao que viria depois, caso o desvio viesse a se concretizar. A ação aqui é preventiva, portanto!
Deveria estar claro, a esta altura, que, se militamos no tempo em que o desvio ocorreu, o objetivo tem que ser evitar sua repetição. Daí, iniciamos uma Ação Corretiva.
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Já no caso em que o desvio poderá ou poderia acontecer, não há como iniciarmos outro processo que não o da Ação Preventiva! Tentar misturar uma ação decorrente de um desvio, com uma ação de melhoria, chamando uma de corretiva e outra de preventiva, ocasiona uma distorção profunda no entendimento adequado dos Sistemas de Gestão.
Investigação de causas: Processo doloroso e mal conduzido, esta etapa da solução de problemas continua sofrendo da síndrome do ver-e-agir. Em tempos de gestores hands on, onde o que vale é fazer alguma coisa, pois é melhor errar fazendo, do que nada fazer, dá medo daquilo que se descreve como causa de um desvio e, óbvio, daquilo que virá na sequência! |
Trabalhei com um gestor que dizia: depois de se conhecer a causa do desvio, tudo é tão fácil quanto andar à frente! Entendo que isto clareia uma posição: se a causa estiver correta, estamos a salvo!
Portanto, precisamos investir pesado aqui: desvio compreendido e causa identificada, é aqui que devemos chegar!
Revisitando as definições:
Ação Corretiva: Ação implementada para eliminar as causas de uma não-conformidade, de um defeito ou de outra situação indesejável existente, a fim de prevenir sua repetição. (Norma NBR ISO9000:2005)
Ação Preventiva: Ação implementada para eliminar as causas de uma possível não-conformidade, de um defeito ou de outra situação indesejável existente, a fim de prevenir sua ocorrência. (Norma NBR ISO9000:2005).
Em suma, é necessário que as organizações alinhem seus pensamentos e análises a partir deste prisma inicial:
- Falhou, age-se com Ação Corretiva.
- Poderá falhar: age-se com Ação Preventiva.
O que vem por aí?
Voltaremos, no próximo artigo, para falar de como o processo deve se desdobrar, quais falhas ocorrem nas etapas seguintes e da sugestão de um método para melhorar a eficácia das nossas ações corretivas. E ações preventivas, claro!
Mas, como aperitivo, vamos deixar um novo comentário: se seu sistema falhou em tratar um desvio, todas as ações relacionadas a isso serão, daqui por diante, corretivas.
Concordou?
Reflita e prepare-se para novas informações.
Fonte:
Prof. Swamy Oesterreich Freitas
DIRETOR GERAL
CREF: 1964 – G/RS
Fones: (55) 8403-8532 / (55) 3222-8638
